Offboarding: definitie en beste praktijken (gids 2023) (2023)

Een succesvol offboardingproces zal uw voormalige werknemer en uw bedrijf helpen tactvol en gracieus om te gaan met wat anders een ongemakkelijk, stressvol en ongemakkelijk moment zou kunnen zijn. Dit zijn onze acht belangrijkste stappen om een ​​tactvol en effectief offboardingproces te creëren:

1. Behandel vertrekkende werknemers met eerlijkheid en vriendelijkheid

Behandel uw vertrekkende werknemers eerlijk en vriendelijk, ongeacht de manier waarop ze vertrekken. Bedank de vertrekkende medewerker voor het werk dat hij of zij heeft gedaan en voor de tijd en de energie die hij in zijn werk en uw bedrijf heeft gestoken.

Een civiel vertrek beschermt bedrijven tegen vergeldingsmaatregelen, juridische bedreigingen of datalekken, terwijl mogelijk ook een positieve, langdurige relatie wordt onderhouden die de voormalige werknemer als potentiële klant, merkambassadeur of connectie met de branche behoudt.

2. Bepaal de reden voor de exit

Het proces van het offboarden van een werknemer zal waarschijnlijk afhangen van de aard en de reden van het vertrek van de werknemer. Een werknemer die met pensioen gaat, heeft mogelijk een relatief eenvoudig offboarding-proces, terwijl belangrijk inzicht in uw bedrijf kan worden verkregen door een werknemer die ontslag neemt om ergens anders te gaan werken. Ontslagen of ontslagen werknemers zullen ook een andere reeks stappen nodig hebben als het gaat om offboarding.

3. Communiceer over het vertrek

Ook al kan het ongemakkelijk zijn om met de rest van uw bedrijf te communiceren over het vertrek van een werknemer, hoe eerder u dit aan het kantoor vertelt, hoe beter. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat uw andere medewerkers de gegevens zelf invullen. Dit kan de zaken ongemakkelijker maken of ertoe leiden dat een vrijwillig vertrek als ontslag wordt beschouwd.

Voorkom roddels of miscommunicatie door het vertrek van uw werknemers te delen en, in het geval van pensionering, door de werknemer publiekelijk te feliciteren en te bedanken voor zijn tijd en diensten. Ongeacht de reden (vrijwillig of onvrijwillig) is het beter om eerlijk te zijn tegen de rest van uw team over de reden waarom iemand vertrekt. Geef toe wanneer het management fouten heeft gemaakt en demonstreer stappen om deze op te lossen.

4. Beveilig eigendommen en trek toegang in

Een van de eenvoudigere onderdelen van het offboardingproces – een proces dat hetzelfde blijft, ongeacht of u werknemers vrijwillig of onvrijwillig verlaat – betreft het beveiligen van bedrijfseigendommen, het intrekken van de systeemtoegang van werknemers en het garanderen van naleving van andere bedrijfsprotocollen.

Zorg ervoor dat u de vertrekkende medewerker vraagt ​​om alle bedrijfsapparatuur in te leveren, zoals sleutels, badges, creditcards, uniformen, telefoons, laptops, auto's of documenten. Hoewel dit voor de hand liggend lijkt, garandeert het dat een werknemer niet per ongeluk of opzettelijk gevoelige bedrijfsgegevens lekt.

Zorg er bovendien voor dat u alle toegang van uw medewerkers tot de online of offline systemen van uw bedrijf, evenals eventuele alarm- of poortcodes, intrekt. Dit kunnen e-mail, interne platforms, CRM-systemen, sociale media-accounts en verkoopdatabases zijn. In het geval van een minnelijke scheiding is het hoffelijk om uw werknemer een waarschuwing of een respijtperiode te geven om ervoor te zorgen dat hij/zij de tijd heeft om belangrijke persoonlijke e-mails of andere informatie die hij of zij nodig heeft te verwijderen, of om contacten bij te werken die mogelijk de nieuwe e-mail van de werknemer nodig hebben.

5. Houd een exit-interview om inzichten te verzamelen en gegevens te verzamelen

Een van de belangrijkste onderdelen van het offboardingproces is het exitgesprek. Op vrijwel dezelfde manier waarop u een potentiële kandidaat interviewt om te zien wat zij voor uw bedrijf kunnen betekenen, wilt u een vertrekkende medewerker interviewen om te zien hoe hun ervaring bij het bedrijf is geweest. Een exit-interview biedt u de mogelijkheid om inzichten en gegevens te verzamelen over wat uw bedrijf goed doet en wat uw bedrijf zou kunnen verbeteren. De feedback van een vertrekkende medewerker over de werkdruk, de bedrijfscultuur, het management en andere medewerkers kan allemaal licht werpen op gebieden die u anders misschien niet zou zien.

Wij raden aan om HR of een andere “neutrale” partij het exitgesprek te laten houden voor het geval de medewerker vertrekt vanwege de manier waarop hij/zij is behandeld door een direct leidinggevende. Zorg er bovendien voor dat u alle feedback serieus neemt. Bedenk dat elk inzicht dat u van uw medewerker krijgt waardevol en belangrijk is, ook al vindt u het niet leuk. Een paar belangrijke vragen die u kunt stellen, zijn onder meer:

• Voldeed de baan aan je verwachtingen? Wat waren die verwachtingen en hoe werden ze waargemaakt of niet waargemaakt?
• Hoe was uw relatie met uw manager? Je collega's?
• Wat doen we niet wat we wel zouden moeten doen?
• Wie bewonder jij hier?
• Op welke manieren kunnen we verbeteren?
• Wat is er leuk (en wat minder leuk) aan het werken hier?

Mogelijk vindt u dat andere vragen of meer specifieke vragen beter werken voor uw bedrijf of voor het soort offboarding dat u doet. Specifieke vragen kunnen u helpen een succesvollere kennisoverdracht te realiseren en u te laten groeien als werkgever.

6. Zorg voor een succesvolle kennisoverdracht

Of u nu een directe opvolger inhuurt om de vertrekkende medewerker te vervangen of bestaande functies herstructureert om de werklast van de medewerker te dekken, u wilt de kennis van de vertrekkende medewerker binnen uw bedrijf houden. De details zullen sterk variëren, afhankelijk van de taak, maar een paar belangrijke elementen waar u aan moet denken zijn:

• Een duidelijk beeld krijgen van de dagelijkse routine van de medewerker
• Zorg ervoor dat u toegang heeft tot en inzicht heeft in alle systemen en bestanden die de medewerker gebruikt
• Weten met wie een medewerker samenwerkt en aan wie hij of zij rapporteert, zowel binnen als buiten uw bedrijf
• Begrijpen hoe de werknemer al zijn taken prioriteert en uitvoert
• Uitzoeken of een van de systemen die ze gebruiken een uitgebreide training nodig heeft voordat een vervanger ze kan gebruiken

Als het vertrek van de werknemer minnelijk verloopt, kan het vragen om een ​​document of een video met de bovenstaande informatie en eventuele tips die zij aan hun opvolger kunnen geven u een hoop tijd en geld besparen.

7. Bescherm uw bedrijf tegen productiviteitsverlies

Het vertrek van een medewerker – plotseling of gepland – kan ertoe leiden dat de vele verantwoordelijkheden en projecten plotseling in de ijskast worden gezet. In sommige gevallen kan aan andere werknemers worden gevraagd om de verantwoordelijkheden op zich te nemen, wat belastend en stressvol kan zijn voor de werkomgeving.

Wees transparant en begripvol tegenover uw medewerkers over de gevolgen van het vertrek voor verschillende teams of medewerkers, en wees voorbereid op veranderingen in ieders dagelijkse werkroutines. Betaal de overige werknemers meer voor extra verantwoordelijkheid, en maak en deel een plan om eventuele extra werklast op te vangen. Het onderkennen van een gebrek aan duurzaamheid in een tijdelijke situatie is belangrijk voor het voortdurende succes van een operatie. Werk samen met de vertrekkende medewerker om een ​​succesvolle kennisoverdracht te garanderen en zorg ervoor dat alle losse eindjes aan elkaar worden geknoopt voordat de medewerker vertrekt om de impact op de productiviteit als gevolg van het vertrek te minimaliseren.

8. Blijf in contact

Contact houden is voor geen van beide partijen wenselijk, maar als de werknemer op minnelijke voorwaarden vertrekt, is contact houden een goede manier om vriendelijkheid en waardering te tonen, zelfs als uw werknemer het bedrijf verlaat. Dit kan zo simpel zijn als contact opnemen via telefoon of e-mail, afspreken voor een kopje koffie of zelfs de medewerker uitnodigen voor bedrijfsevenementen, afhankelijk van de relatie. Omdat werknemers kunnen gaan werken voor aannemers of klanten van uw bedrijf, kan een voortgezette vriendschappelijke relatie iedereen ten goede komen.

Dit kan uw bedrijf ook beschermen tegen ontevreden werknemers die dreigen met juridische stappen of represailles, maar het kan uw bedrijf ook helpen doordat die voormalige werknemer lovend over u en uw bedrijf spreekt. De opvolger van de medewerker kan ook hulp nodig hebben bij een specifieke taak en een positieve relatie met de persoon die voorheen die rol bekleedde, kan ontzettend nuttig zijn.